PROFESSIONAL CONGRESS ORGANIZER
NEDEN BİR PCO İLE ÇALIŞMAYA İHTİYACIMIZ VAR?
Profesyonel iş hayatınızda akademik veya tıbbi günlük işlerinize ek olarak bir kongrenin sorumluluklarını da yerine getirmek zaman ve işgücü eksikliğine veya bilgi boşluklarına yol açabilir. Bu durumda PCO* çözüm ortağınız olarak devreye girer. Geniş hizmet yelpazesiyle, iş yükünün büyük bir bölümünü ve organizasyonun belirlenen kısımlarını titizlikle üstlenir. Sürekli satın alma sürecinden dolayı daha uygun maliyetlerin oluşacağı organizasyon yapısında, nihai kararı her zaman sizin vereceğinizin de altını çizmek gereklidir.
* Profesyonel Kongre Organizatörü


KONGRE ÖNCESİ HİZMETLER
  • Kongre merkezi seçiminde alternatif oluşturma,
  • Bütçe planlanması,
  • Kaynak ve fizibilite çalışmaları,
  • Ön finans yönetimi ve sağlanması,
  • Gelir ve gider yönetimi,
  • Kongre konseptinin hazırlanması,
  • Kongreye özel kurumsal kimlik yaratılması,
  • İş planlanması ve yol haritası yönetimi,
  • Web sayfası tasarım ve güncellenmesi,
  • Tanıtım filmi ve Online bildiri özeti toplama, değerlendirme ve jüri sistemi,
  • Kayıt ve Konaklama yönetimi,
  • Hedef kitleye yönelik araştırma yapmak ve iletişim bilgilerinin toplanması*,
  • Sosyal medya yönetimi ve reklamları,
  • Kongre duyurusunun basılı ve elektronik ortamda hazırlanması,
  • Online davet ve duyuru yönetimi,
  • Konuşmacı ve protokol davet süreci yönetimi,
  • Basılı ve görsel medya için duyuruların yapılması,
  • Medya planlama, takibi ve halka ilişkiler danışmanlığı,
  • Stand ve Sponsorluk alternatifleri için kongre merkezinin projelendirilmesi,
  • Sponsorluk dosyasının hazırlanması ve ilgili sektöre ulaştırılması,
  • Sponsorluk stratejilerinin belirlenmesi ve sponsorluk toplantılarının organizasyonu,
  • Bilimsel ve sosyal aktivite planlanması,
  • Tur ve Transfer alternatiflerinin oluşturulması,
  • * 500.000’den fazla uluslararası akademisyen güncel eposta verisi ve hedef kitleye özel mail veri bankasının tedarik edilmesi.

    ORGANİZASYON VE SONRASINDAKİ HİZMETLER
    İnteraktif LED ekranlı karşılama üniteleri ile daha verimli, ilk anda etkileşim ve teknolojiyi hissettiren I.K.O.S. “İnsansız Kayıt Otomasyon Sistemi”, katılımcıların sadece kimlik veya pasaport numaraları ile dokunmatik ekranlı kiosklardan yaka kartı ve oda giriş kartlarını almalarına imkan sağlar.

  • Kongre kurumsal kimliğinin, kongre merkezine ulaşımda kullanılan yollardan başlayarak, iç ve dış tüm alanlarda (Dijital alanlar, baskılı malzemeler ve dekor) katılımcıya hissettirilmesi,
  • Teknik ekipman ve profesyonel ekip ile son teknoloji hizmet sağlanması,
  • Stand alanı ve sponsor destek ekip yönetimi,
  • Danışma alanları ve sekreterya ofisleri ile 24 saat eksiksiz hizmet verilmesi,
  • Salon altyapı ve dijital ağlar yönetimi,
  • Basın merkezi, sunum kontrol, internet kafe, standart/dijital poster alanı,
  • Depo alanları, yönetim kurulu ve organizasyon komitesi odalarının oluşturulması ve kongre süresince yönetimi,
  • Kongre gazetesi ve TV hizmetleri,
  • Akıllı Kapı Sistemi veya Barkod ile katılımcı istatistik ve katılım durumlarının takibi,
  • Yiyecek içecek hizmetlerinin kontrol ve takip işlemleri,
  • Sosyal program yönetimi,
  • Havalimanı karşılama, transfer, mekik servis ve tur organizasyonları,
  • Kongre istatistikleri ve raporlarının hazırlanması,
  • Malzeme tasnif ve depolanması,
  • Sonuç bildirileri,
  • Kongre arşiv çalışması; fotoğraf, video, kısa film vb.
  • Faturalandırma sürecinin yönetimi,